“De Summa-medewerker gaat er op vooruit”

“De Summa-medewerker gaat er op vooruit”

Share Button

FullSizeRender“De voordelen voor de Summa-medewerker zijn transparantie en snelheid: ‘Waar zit mijn onkostendeclaratie en is die al getekend?’ Je kunt het straks allemaal mooi volgen.” Rob Hollander is Adviseur HRM en heeft ‘een tic met IT’ zoals hij dat zegt. Vanaf woendag 8 april is het voor de Summa-medewerker mogelijk om via de Youforce-applicatie zelf zijn of haar persoonlijke gegevens te wijzigen en declaraties in te dienen, en komen de personeelsdossiers digitaal beschikbaar. En Rob vertelt trots over de voortgang: “Ik zal heel eerlijk zeggen dat dit automatiseringsproject natuurlijk welkom is na de reorganisatie van de afgelopen jaren, maar het idee een integraal HRM-systeem is al van 2010.” Rob vertelt wat er verandert, en zijn collega Maureen van Teeffelen vult aan.

De effecten van snelheid

“Je hebt zelf straks veel meer de regie als medewerker, je kunt alles zelf opzoeken. Als iemand in het verleden wilde weten waar zijn mutatie of declaratie was, begonnen we een zoektocht naar papier, dat hoeft straks niet meer. Je bent ook niet langer afhankelijk van de snelheid van de interne post, alles is digitaal.” En hoe gebruiksvriendelijk is het? “Het systeem moet zo logisch zijn dat het voor 90% voor zichzelf spreekt. De overige 10% moet komen uit zogenaamde ‘quick reference’-kaarten en video’s.” Dat moet goed komen zou je zeggen. Maar het is ook belangrijk dat het goed gaat, want de hogere snelheid brengt ook andere effecten met zich mee: “Het is ook best spannend: in het verleden zat er een hele groep bij die allerlei controles deed, maar nu moet de controle bij de bron gewoon goed zijn. Als je nu op de verzendknop drukt kan de declaratie soms 5 minuten later al gereed staan voor de volgende salarisbetaling, het vereist dus wel dat mensen het zorgvuldig doen. Maar er blijft altijd wel een controle achteraf hoor, dat doen we nog steeds. En als het goed gaat kunnen we de controles omlaag schakelen of in andere richtingen sturen.”

Belangrijke zaken

De volgende zaken zijn belangrijk om te melden bij de overgang op het nieuwe systeem:

  • Vanaf 8 april gaat het live, maar er zal nog een tijdje met het oude systeem worden doorgewerkt. Na de mei-vakantie gaan we echter helemaal over.
  • 98% van de declaraties kunnen nu via dit systeem, maar niet alles. Zo kunnen trips van en naar België niet worden meegenomen, of overwerkuren.
  • Het systeem is niet voor Randstad-medewerkers, zzp-ers of vrijwilligers, alleen voor mensen met een Summa-aanstelling.
  • Medewerkers worden niet getraind, maar er komen wel video’s en ‘quick reference’-cards. De HRM-medewerkers zijn echter getraind om ervoor te zorgen dat ze de meeste vragen van collega’s kunnen beantwoorden.
  • Declaraties zijn op thema geordend, ze zien er qua layout vrijwel allemaal hetzelfde uit. Alleen de declaratie ‘reiskosten eigen vervoer’ is anders.
  • Bij reiskosten werken we met postcodes, niet langer met straten.
  • Een ingediende reiskostendeclaratie moet door de leidinggevende goedgekeurd worden.
  • Elke declaratie  moet van de Belastingdienst wel altijd voorzien zijn van een bonnetje dat goed is ingescand. Als dat er niet bij zit wordt de declaratie door zijn of haar leidinggevende afgekeurd en teruggestuurd naar de medewerker. Deze hoeft geen nieuwe declaratie te maken, maar alleen het bonnetje toe te voegen.

Maureen is blij met het nieuwe systeem: “De taak van de leidinggevenden blijft gelijk aan de nieuwe werkwijze,  het bonnetje moet aan de voorkant gecontroleerd worden. Wij zullen alles goed in de gaten houden, zodat we bij eventuele controles de administratie op orde hebben. Deze werkwijze is dan ook doorgesproken met de Belastingdienst. We hebben een speciale ontheffing voor gekregen. Zoveel is er dus niet veranderd, het wordt alleen wat doorzichtiger. En een stuk sneller. Een hele vooruitgang vind ik”.

Share Button

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *