“We maken het managen bij Summa efficiënter”

“We maken het managen bij Summa efficiënter”

Share Button

summa“Het is vooral ook een kwestie van veel doen, en dan zal het allemaal wel goed komen.” Ik zit bij een bijeenkomst waarin Adviseur HRM Rob Hollander aan een groep Summa-managers laat zien hoe automatisering hun managementwerkzaamheden efficiënter zal maken. Een gemengde groep merk ik, maar dat is bewust gedaan vertelt Rob me later: “Sommige mensen wilden oorspronkelijk deze training in hun eigen groep, maar nu merken ze dat het juist leuk is om door elkaar gegooid te worden. Dan zie je ook eens wat anderen.” Het systeem van Raet/Youforce dat Rob presenteert ziet er ook erg gebruiksvriendelijk uit, en zijn HRM-medewerkers Corina van Dorp en Karlijn Verwijmeren  zijn er blij mee. Ze zitten naast me.

Veel meer regie en inzicht

“Dit moesten we op de afdeling eerst allemaal handmatig doen, maar nu moeten managers veel meer zelf doen. Er is een reorganisatie geweest waarbij het ondersteunend personeel flink is ingekrompen, dit is een manier om de werkdruk te verlichten. Maar ook om de leidinggevende goed inzicht te geven.” Wat verandert er voor jullie concreet? “Wij krijgen straks alleen nog maar meldingen. Eerst moesten managers een mailtje maken en naar ons sturen, dat gaat nu veel makkelijker. Ons werk gaat van uitvoerend naar controlerend. We moeten wel een vinger aan de pols houden en we worden als vraagbaak gezien natuurlijk. Deze software is natuurlijk maar een klein onderdeel van onze taken.” En een welkom stuk software blijkbaar.
“Eerst was er heel veel dubbel werk, nu gaat het veel efficiënter. Deze aanpak past ook goed in het ‘lean management’ waar we nu mee bezig zijn. Automatisering is onderdeel van ‘lean’: bewustwording van het proces, onnodige stappen er tussenuit laten.” Heb je een voorbeeld? “Wat betreft declaraties is het proces nu bijvoorbeeld omslachtig, maar straks gaat het automatisch en digitaal. Wij worden dan controlerend en adviserend. We merken nog niet dat we een helpdesk worden hoor. We zijn altijd wel een vraagbaak geweest, maar vermoedelijk gaan we hele andere vragen krijgen.”

Belangrijke lessen uit de training

Uit de training van Rob blijkt dat het nieuwe systeem erg gebruiksvriendelijk is en zal zorgen voor transparantie en snelheid. Bij deze de belangrijkste leerpunten:

  • Leidinggevenden krijgen wat betreft ziekteverzuim meteen toegang tot het systeem zodra ze de training hebben gehad. De medewerkers krijgen vanaf 8 april toegang tot de andere systemen.
  • Er is een onderscheid tussen een gewone ziekmelding of een ziekmelding die via de ziektewet loopt zoals een zwangerschap: dan wordt de UWV ingeschakeld.
  • Veel van het huidige handwerk rond ziektemeldingen is nu geautomatiseerd. Zodra je een persoon hebt aangeklikt geef je de melding in, de datum wordt ingevuld en verzuimpercentage wordt automatisch op 100 gezet. Dan wordt er achter de schermen volautomatisch een brief aangemaakt die de medewerker ontvangt.
  • Het grootste deel van de werkzaamheden kan ook met de Youforce-app op de mobiele telefoon.
  • De medewerker krijgt in het nieuwe systeem een melding dat hij of zij hersteld is, in de vorm van een brief naar het zakelijk mailadres. Eerst was er deze melding niet.
  • In het systeem zit geen verlofregistratie, omdat het voldoet niet aan de wensen van Summa op dat vlak.
  • Als je als manager met vakantie gaat kun je de ziektemeldingen overdragen aan andere leidinggevenden. Je behoudt altijd alle autorisaties, er komt alleen iemand bij.
  • Op het bureaublad van het systeem staan alle zieke medewerkers op jouw afdeling onder elkaar, met daaronder alle taken in het kader van de wet Poortwachter die je moet uitvoeren. Zwangerschappen worden apart getoond omdat ze niet onder Poortwachter vallen.
  • Als het systeem de foutmelding geeft ‘U heeft onvoldoende rechten’ bedoelt hij eigenlijk ‘Klik alsjeblieft op een icoon en niet op een tekst’.
  • Als een ziekte lang duurt worden er, vanuit de wet Poortwachter, andere mensen bij het proces betrokken zoals artsen, en moet er een plan van aanpak worden gemaakt. Ook dat kan in het systeem, het formulier daarvoor is zelfs helemaal in UWV-stijl, en altijd up-to-date.
  • In het begin worden er nog erg veel meldingen gegeven, bijvoorbeeld als het gaat om taken die nog openstaan. Die signalering wordt langzaam afgebouwd tot het ‘nuttige’ deel over blijft.
  • Helaas wil het UWV hier nog een handtekening van de medewerker, dus documenten moeten nog wel naar de medewerker gestuurd worden, en na het terugsturen worden ingescand.
  • Zorg dat iemand die beter is zo snel mogelijk weer ‘hersteld’ wordt gemeld, want anders kunnen er onnodige kosten worden gemaakt bij de Arbo-unie.
  • In het systeem staan handige ‘managementrapporten’: lijsten met bijvoorbeeld verjaardagen of ziektemeldingen.
  • Als een medewerker is ingelogd in zijn personeelssysteem ziet deze zijn eigen gegevens, en kan deze zelf aanpassen. De leidinggevende wordt alleen betrokken bij adreswijzigingen (vanwege de vergoeding voor woon-werkverkeer) en declaraties.

Een gebruiksvriendelijk systeem, zo wordt me duidelijk. Maar net als bij autorijden begint het echte leren pas na het examen: “Het is een kwestie van veel doen. Maar leidinggevenden met weinig medewerkers gaan hier vermoedelijk geen routine in krijgen. Daarom dat onze HRM-mensen altijd standby staan.” En dan zal het ook de grootste digibeten wel lukken om over te gaan.

Share Button

One comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *